Effektivt foreningsarbejde

Når det sander til i mange foreninger for tiden, så skyldes det ikke kun farven på bestyrelsesmedlemmernes hårpragt – de forskellige nuancer af grå.

Det skyldes i højere grad, at den gamle garde har kastet al forsigtighed og gode, gamle foreningsdyder over bord og kapituleret overfor internetsamfundets "must-haves", e-mail og Facebook.

Forventningen var jo ellers, at nu var man jo ung med de unge og med på beatet. Men som vi skal se om lidt, er der ikke meget beat i e-mail-tråde og Facebook-grupper. Hvis disse medier har noget til fælles med musik, så er det højest radiostøj.

Og her kommer eksemplet, der underbygger påstanden:

Dagsordenen der blev væk

Der er indkaldt til bestyrelsesmøde. Formanden har indkaldt via e-mail, og alle, medlemmer og suppleanter, har noteret dato og klokkeslet i egen kalender. Fint!

Men et par dage før mødet sender Birthe afbud. Hun er blevet ramt af en slem omgang influenza. Det får samtlige medlemmer – og suppleanter – til tasterne. I de efterfølgende timer udtrykker de alle deres store medfølelse med Birthe. 

Nu er dagen for mødet inde, og jeg vil lige løbe dagsordenen igennem. Øh – dagsordenen? Hvor blev den af?

Jeg kan simpelt hen ikke finde formandens mødeindkaldelse og den vedhæftede dagsorden.  

I mellemtiden er der indløbet endnu flere sympatierklæringer med den influenzaramte, og Søren har lige meddelt i tråden, at han er nødt til at tage et vigtigt møde på sin arbejdsplads, så han kommer en halv time senere. 

Dagsordenen på papir 

Sørens forsinkelse udløser også en del reaktioner, omend ikke så meget sympati. Så nu er dagsorden for alvor blevet væk.

Det lykkes mig at komme til mødet til tiden, og heldigvis har formanden taget et par print af dagsordenen med. Vi kommer igennem alle punkterne, men det tager sin tid, for ingen er helt godt  forberedte.

Og når forberedelsen er i bund, så er snakkelysten ofte i top. 

Det ender med at blive et gevaldig hyggeligt møde, hvor vi får vendt verdenssituationen og genopfrisket mange influenza-historier. Vi kommer også lige omkring Corona for 129. gang.

Beslutninger er der ikke så mange af. Tiden går med at gentage oplysninger, som alle burde kende. Og i demokratiets navn må et par af beslutningerne så udskydes til næste møde, eller til engang i en uvis fremtid.

Men så har vi Facebook

Men så har vi da heldigvis Facebook-gruppen, hvor vi kan reklamere for kommende aktiviteter, så medlemmerne véd, at der sker noget. Måske kommer de endda til aktiviteten, som vi har slået op. Altså de af dem, som har set opslaget i gruppen.

Nogen kommer ikke. Det skyldes nok, at de ikke har set opslaget.

Det er ikke ond vilje. Det er en Facebook-algoritme. Denne algoritme gør, at kun de allermest aktive i en gruppe bliver notificeret. De passive får ingenting at vide, for Facebook er ikke interesseret i passive deltagere.

Så ud over, at foreningens bestyrelsesmøder er blevet lidt svævende i det, så er foreningen også godt i gang med at tabe mange af de mindre aktive medlemmer til en Facebook-algoritme, der kun interesserer sig for de allermest aktive.

Her kommer så – i sidste øjeblik – et løsningsforslag:

Drop email og Facebook – brug et rigtigt mødeværktøj

Lad være med at bruge email og Facebook til mødeindkaldelser og dagsordener.  Brug i stedet et ordentligt mødeværktøj som Trello.

Trello er en simpel digital opslagstavle, som alle kan se og alle kan skrive på. Før mødet. Under mødet. Og efter mødet. 

Min egen tavle hedder meget passende Effektivt foreningsarbejde. Jeg har delt den ind i fire felter:

  • Forslag og motivering
  • Næste møde
  • Besluttet
  • Done

I hvert felt er der plads til en stribe digitale post-it noter. Hver note har sin egen overskrift, så man ved, hvad der gemmer sig i noten. På notens bagside er der god plads til at beskrive og motivere et forslag.

I dette tilfælde ville jeg med få ord beskrive, hvordan vi kan opnå et mere effektivt foreningsarbejde.

Effektivt foreningsarbejde

Noten flytter sig, og det samme gør arbejdet

Hvis man har motiveret sit forslag godt, så kommer forslaget på dagsordenen til næste møde, og noten rykker derfor fra det første felt til det andet. Det hedder Næste møde.

På mødet bliver forslaget vendt og drejet, og det vedtages sammen med en bestemmelse om, hvem der skal arbejde videre med det, hvad der skal gøres og hvornår der er deadline.

Nu rykker noten videre til Beslutning, og alle kan nemt se, hvad der er besluttet.

Det sidste felt felt hedder Done, og dér rykker noten hen, når arbejdet er vel udført. Effektivt foreningsarbejde!

Effektivt foreningsarbejde: Alt er veldokumenteret for alle

Vi kunne stoppe dér, men hvis beslutningen er vidtrækkende og vigtig, så er der intet i vejen for, at den opgaveansvarlige undervejs skriver bagside-beretninger på noten om, hvordan det skrider frem med opgaveløsningen.

Bestyrelsen kan på den måde dele og akkumulere vigtige arbejdserfaringer. Beretningerne bliver jo stående i noten, når den er rykket videre til Done. En dag ude i fremtiden kan et nyt bestyrelsesmedlem få direkte del i de nedskrevne erfaringer. Så kan vedkommende løse den samme eller en tilsvarende opgave.

Helt overordnet, så har bestyrelsen nu et værktøj, hvor alle nemt og hurtigt kan finde

  • dato og klokkeslet for næste møde
  • dagsorden
  • udførlige bagside-noter til vigtige punkter i dagsordenen

Samtidig har man et overblik, som opmuntrer bestyrelsesmedlemmer til at følge med i sagerne. Det bliver nemt for alle at stille og begrunde nye forslag. Det bliver nemt for alle at komme velforberedt til møderne. 

Sygdom ingen hindring

Med dette værktøj kan man endda bidrage med indspark til et møde, som man ellers på grund af influenza eller lignende måtte melde afbud til.

Trello-værktøjet er gratis at benytte, det er nemt at bruge, og det virker både på smartphone, tablet og pc. 

Og ja – det er en internetapplikation ligesom e-mail og Facebook er det. Men med dermed holder også enhver sammenligning op.

Trello er en applikation i en helt anden klasse. Mindre snakkende. Mere struktureret. Kort sagt: Effektivt foreningsarbejde. 

Prøv det!

Vær med i samtalen!

Et 50 år langt arbejdsliv i foreninger, organisationer og virksomheder har lært mig, at kommunikation og frem for alt samtale er det smøremiddel, der sørger for, at arbejdet bliver gjort og målene nået. Kommunikation er ikke noget, vi bare kan fra fødselen af.
Vi kan derimod lære det, og vi kan i høj grad blive bedre til det.
Du får essensen af det i nyhedsbrevet Fundet! Skriv dig op her

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >