Sådan opnår du effektivt foreningsarbejde

Når det sander til i mange foreninger for tiden, så skyldes det ikke kun farven på bestyrelsesmedlemmernes hårpragt – de forskellige nuancer af grå.

Det skyldes i højere grad, at den gamle garde har kastet al forsigtighed og gode, gamle foreningsdyder over bord og kapituleret overfor internetsamfundets "must-haves", e-mail og Facebook.

Forventningen var jo ellers, at nu var man jo ung med de unge og med på beatet. Men som vi skal se om lidt, er der ikke meget beat i e-mail-tråde og Facebook-grupper. Hvis disse medier har noget til fælles med musik, så er det måske radiostøj?

Her kommer eksemplet, der underbygger påstanden:

Dagsordenen der blev væk

Der er indkaldt til bestyrelsesmøde. Formanden har indkaldt via e-mail, og alle, medlemmer og suppleanter, har noteret dato og klokkeslet i egen kalender. Fint!

Men et par dage før mødet sender Birthe afbud. Hun er blevet ramt af en slem omgang influenza. Det får samtlige medlemmer – og suppleanter – til tasterne. I de efterfølgende timer og dage udtrykker  alle deres store medfølelse med Birthe. 

Nu er dagen for mødet inde, og jeg vil lige løbe dagsordenen igennem. Øh – dagsordenen? Hvor blev den af?

Jeg kan simpelt hen ikke finde formandens mødeindkaldelse og den vedhæftede dagsorden.  

I mellemtiden er der indløbet endnu flere sympatierklæringer med den influenzaramte, og Søren har lige meddelt i tråden, at han er nødt til at tage et vigtigt møde på sin arbejdsplads, så han kommer en halv time senere. 

Dagsordenen på papir 

Sørens forsinkelse udløser også en del reaktioner, omend ikke så meget sympati. Så nu er dagsorden for alvor blevet væk.

Det lykkes mig at komme til mødet til tiden, og heldigvis har formanden taget et par print af dagsordenen med. Vi kommer igennem alle punkterne, men det tager sin tid, for ingen er helt godt  forberedte.

Og når forberedelsen er i bund, så er snakkelysten ofte i top. 

Det ender med at blive et gevaldig hyggeligt møde, hvor vi får vendt verdenssituationen og genopfrisket mange influenza-historier. Vi kommer også lige omkring Corona for 129. gang.

Beslutninger er der ikke så mange af. Tiden går med at gentage oplysninger, som alle burde kende. Og i demokratiets navn må et par af beslutningerne så udskydes til næste møde. Eller til en uvis fremtid.

Men så har vi Facebook

Men så har vi da heldigvis Facebook-gruppen, hvor vi kan reklamere for kommende aktiviteter, så medlemmerne véd, at der sker noget. Måske kommer de endda til aktiviteten, som vi har slået op. Altså de af dem, som har set opslaget i gruppen.

Nogen kommer ikke. Det skyldes nok, at de ikke har set opslaget.

Det er ikke ond vilje. Det er en Facebook-algoritme. Denne algoritme gør, at kun de allermest aktive i en gruppe bliver notificeret. De passive får ingenting at vide, for Facebook er ikke interesseret i passive deltagere.

Så ud over, at foreningens bestyrelsesmøder er blevet lidt svævende i det, så er foreningen også godt i gang med at tabe mange af de mindre aktive medlemmer til en Facebook-algoritme, der kun interesserer sig for de allermest aktive.

Her kommer så – måske i sidste øjeblik – et løsningsforslag:

Drop email og Facebook – brug et rigtigt mødeværktøj

Lad være med at bruge email og Facebook til mødeindkaldelser og dagsordener.  Brug i stedet et ordentligt mødeværktøj som Trello.

Trello er en simpel digital opslagstavle, som alle kan se og alle kan skrive på. Før mødet. Under mødet. Og efter mødet. 

Min egen tavle hedder meget passende Effektivt foreningsarbejde. Jeg har delt den ind i fire felter:

• Forslag og motivering
• Næste møde
• Besluttet
• Done

I hvert felt er der plads til en stribe digitale post-it noter. Hver note har sin egen overskrift, så man ved, hvad der gemmer sig i noten. På notens bagside er der god plads til at beskrive og motivere et forslag.

I dette tilfælde ville jeg med få ord beskrive, hvordan vi kan opnå et mere effektivt foreningsarbejde.